Alla företag och organisationer måste förhålla sig till de nya dataskyddsreglerna, som ju har fått stor publicitet i media. Vad vi förstår är det två saker vi måste se upp med och vill informera medlemmar och läsare om, dels medlemsregistret, dels hantering och publicering av namn på personer och bilder på identifierbara personer på internet.

Medlemsregistret finns som excelfil hos sekreteraren och skattmästaren samt som papperskopia. Det omfattar betalande medlemmar, några organisationer som vi samarbetar med samt ett fåtal sponsorer och liknande som vi gärna vill informera om vår verksamhet. Medlemmar som inte hörs av suddas ut ur registret efter två år. Registret innehåller namn, postadress och – om vi har fått det – e-postadress och telefonnummer.  Vi delar inte registret med någon och skickar ut brev och e-post själva. Mottagare av e-post får meddelandet som ”hemlig kopia”, vilket gör att mottagarna inte ska kunna läsa varandras e-postadresser. Om någon skulle vända sig till oss för att nå någon medlem så tar jag först kontakt.

Namn och foton på hemsida och facebook  kommer jag i fortsättningen att vara försiktig med. Sällskapet har inget särskilt bildförråd, utom de mediafiler som läggs in här på hemsidan. Jag går nu igenom bilderna och utgår ifrån att våra styrelsemedlemmar samt personer som medverkar offentligt, t. ex. som föredragshållare och utställare, kan visas med namn och/eller bild. För övrigt avvaktar jag och förväntar mig att det snart blir tydligare vilka regler som gäller och hur man enklast följer dem. Meddela mig om någon bild eller annan personuppgift bör tas bort!

Elisabeth Andrén sekreterare
olof@vondalin.se